2000人のテレワーカー在籍企業だから提供できるテレワーク運用ポイントを公開
4300社を超える営業支援実績を持つ 株式会社アイドマ・ホールディングス（本社：東京都豊島区、代表取締役：三浦 陽平）では、2,000名以上のテレワーカーが在籍し、テレワーカーによる営業支援サービスなどで実績を大きく伸ばしています。また、2015年より運営するテレワーク特化型求人サイト『ママワークス®』の会員数は17万人を突破し、一般企業に向けたテレワーカー活用支援事業も行っています。
現在、新型コロナウイルスの影響で混乱をきたしている企業は多く、出社型からテレワークに切り返る動きも加速してきております。そこで、テレワークという働き方に対して独自に培った豊富な知識や経験、2,000名を超えるテレワーカーを抱える当社だからお伝えできる、テレワークの運営ポイントを公開いたします。
現在、新型コロナウイルスの影響で混乱をきたしている企業は多く、出社型からテレワークに切り返る動きも加速してきております。そこで、テレワークという働き方に対して独自に培った豊富な知識や経験、2,000名を超えるテレワーカーを抱える当社だからお伝えできる、テレワークの運営ポイントを公開いたします。
▼ 当社のテレワーカー活用状況について
当社は正社員100名程の会社ですが、正社員とは別に2000名以上のテレワーカーが在籍しており、テレワーカーが当社の成長を支えてくれているといっても過言ではありません。そのテレワーカーのほとんどが自社求人サイトで募集をかけ、面接等のフローを踏んで採用になった方々です。海外在住の方も多く、一度も実際にお会いしたことのない方もいます。
すべてオンラインで完結するテレワーク運用方法が確立されているので、有事の際に出社型で勤務しているスタッフがテレワークに切り替える際もスムーズに移行可能な体制が整っています。
▼ テレワークを円滑に運用するポイントとは？
業務の棚卸
まずは、社内で働いているスタッフ一人ひとりがどのような業務を行い、どのような流れで作業しているのかについて洗い出す必要があります。例えば、営業、プレゼン用といった資料作成であっても、取り掛かるまでのデータ収集や整理までの過程などをどのように行っているか、細かく可視化することが大切です。これにより、この業務のこの部分はテレワークでも運用可能だろう、といった目測をつけることができます。
この業務プロセスの可視化を適切に実施することで、業務フローの改善点がわかり、生産性の向上へつながるだけでなく、RPA※・AIでの運用も視野に入れることができるようになるなど、今後ますます加速するであろう人手不足問題への対抗策へとつなげることも可能です。
※RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）：パソコン操作をソフトウェアのロボットに記録（模倣）させて、動作を自動で行わせることで、デスクワークを効率化・自動化する仕組みのことです
採用準備
採用時、職種によっては非常に多くの募集が集まります。そのため、事前にオペレーションや採用基準を明確に決めていかないと対応業務に追われてしまうケースがあります。
（比較的難易度の低い職種は、求人原稿の採用条件を厳しめに書くこともおすすめです。）
また、採用後は社内にしっかりと業務マニュアルが整備されていることが理想ですが、そうでない場合は教えながらであれば業務を行える状態の基準、任せて一人で仕事を進められるための基準などを前もって明確にしておく必要があります。
総じてですが
・テレワーカーと連絡がスムーズに取れるか（レスポンスの早さ）
・正しく素早く報告を挙げられる状況（環境だけでなく、その人の特性なども含め）があるか
などで企業側の管理にかかる手間のかかり具合はかなり変わります。
そういった点を採用段階から考えて設計することは重要です。
採用過程での連絡のやり取りを採用基準にするのも、テレワーカーとしての素質の見極めにつながります。同時に応募者のビジネスレベルを把握できるので、一定水準以上の素養をお持ちの方を採用するとトラブルも少なくスムーズな業務遂行へとつながります。
書類、マニュアル準備
直接顔を合わせる機会が少ないからこそ、お互いの信頼関係の構築はとても重要です。その第一歩として、企業とテレワーカーがきちんと契約書を結んで業務にあたってもらうことは、テレワーカーの安心感、帰属意識の高まりにつながります。
急いでテレワークに切り替えたいからといって採用が決定してから契約約款・契約書等の書式の準備や業務マニュアル作成するのでは、PDCAサイクル（Plan（計画）→ Do（実行）→ Check（評価）→ Act（改善））を潤滑に回すことができません。テレワークへ切り替えた滑り出しから成果を出すには、採用者が決定する前にこれらの書類を揃えておくことが望ましいです。
円滑なコミュニケーションが取れる環境の構築
社内という近い距離であればストレスなくコミュニケーションが取れることでも、離れているので些細なことでもいちいちメールなどで確認しなければいけないなど不便に感じる場面が度々訪れます。
そこで、はじめからテレワーカーとのコミュニケーションルールを明確に周知していくことが重要です。使うツールや連絡の手段を明確にして、困ったらいつでも連絡して良いというような雰囲気づくりも大切な要素の一つとなります。
また、一人の環境で業務を行うことにもなるので、テレワーカーからの連絡や、何か成果が上がったときは、レスポンスをしっかりと行うことでスタッフのモチベーションを保った業務の遂行へとつながります。
業務状況の把握
業務状況を把握できるように、タスクを共有・見える化しておくことが大切です。
状況の把握が不透明ですと、思わぬところに時間が掛かっていて本来の業務が予定通り進まないケースなどにもすぐに気が付くことができません。時間で仕事をする事務職などの場合、日報など報告のルールを明確にしましょう。
テレワーク実施後は、どのくらい生産性が向上したか、という点を数字として定量的に測定することも実施効果を図る上では外せない項目になるでしょう。
当社では、テレワーカーの採用から運用、効果測定までトータルでフルサポートするサービスの提供を行っており、現場で培ってきたノウハウの提供が可能です。
▼今後の展望
当社が2015年から運営している、テレワーク特化型求人サイト『ママワークス®』の2月の会員登録数は、1月に比べて1.5倍に増えています。新型コロナウイルスの影響により外勤で働くママたちが働けなくなったことなどの理由が考えられますが、3月には学校が休校になり、さらに多くのママたちがテレワークを検討することも予想されます。
少子高齢化に歯止めがかからない日本において、新型コロナウイルスの収束後、オリンピック後も、テレワークという働き方は企業の経済活動を継続させるための重要要素の一つです。世間のテレワークへの興味関心が積極的に行動に移されている今、改めて未来の働き方に真剣に目を向け、対策を講じる絶好のタイミングに来ていると考えます。
テレワークへの切り替えは、その企業ごと、その業務ならではの多種多様なトラブルや問題点が発生します。だからこそ、それぞれの企業様の状況に真摯に向き合い、これから益々深刻化する少子高齢化社会、いつ起こるか予想が難しい有事の際に、企業の損失を最小限に抑え、従業員及びビジネスパートナーの安全性を確保できるテレワークという優れた働き方を取り入れる体制作りの一助となるよう今後も活動してまいります。
【 アイドマ・ホールディングスについて 】
アイドマ・ホールディングスは「すべての人の夢の実現に貢献する」という経営理念、「世界の可能性を広げる」というビジョンを指針としています。夢を実現したい人が、場所や時間、そして環境などで実現を妨げられる様々な制約を、世界中から無くしていく事であると定義しています。
そのような制約を世界的な規模で無くすことの出来る企業グループ群を創出し、世界の可能性を広げるといったビジョンを実現することによって、「すべての人が夢を実現できる社会」を創り上げていきます。
ママワークス（https://mamaworks.jp/ ）、BIZMAPS（https://biz-maps.com/）、meet in（https://meet-in.jp/）などは、理念実現のため、アイドマ・ホールディングスが提供しているサービスです。
■会社概要
商号 ： 株式会社アイドマ・ホールディングス
設立 ： 2008年12月22日
代表者 ： 代表取締役 三浦 陽平
資本金及び資本準備金 : 88,100,000円（2020年1月31日現在）
本社所在地 ： 東京都豊島区南池袋2-25-5 藤久ビル東5号館 4F
TEL : 03-5985-8290
FAX : 03-5985-8291
ホームページ ： https://www.aidma-hd.jp/
